3 dicas para organizares o teu email e seres mais produtivo(a)

Neste artigo vou ensinar-te as minhas 3 dicas para organizares o teu email e seres mais produtivo(a)! Com estas dicas, vais conseguir reduzir o número de emails e filtrá-los por importância, deixando-te mais tempo para gerires o teu negócio.

Cancela subscrições de newsletters que nunca lês

Vá, sê honesto(a), essas newsletters que subscreves fazem-te assim tanta falta? Vais dizer-me que as lês todas? Seleciona as que de facto lês e te trazem valor. As outras cancela a subscrição. É um favor que te fazes e reduzes substancialmente esse número gigantesco em frente à caixa de entrada que teima em não desaparecer. Para cancelares a subscrição, geralmente no fundo do email aparece “cancelar subscrição”, “unsubscribe” ou algo do género. Se não aparecer nada, manda um email a pedir que te retirem da lista.

Cria pastas no teu email

Esta é a minha maior dica e mudou totalmente a forma como giro o meu email! Assim que descobri as pastas no email senti que fiquei com a vida muito mais organizada. A maior vantagem, a meu ver, é perceber facilmente quais os emails importantes. Vou dar muito mais atenção a uma pasta que diga “faturas” do que a outra que diga “newsletters“.

Exemplos de pastas que podes criar no teu email

Eu tenho pastas para tudo e mais alguma coisa, mas vou apresentar algumas sugestões de pastas que deverão ser comuns à maior parte das pessoas.

• Faturas: podes colocar todos os emails de faturas aqui, ou então criar pastas por tipo de fatura ou seja, faturas da luz e gás, faturas da água, faturas da internet…
  • Dica extra: O que costumo fazer é abrir a fatura para ver quanto tenho de pagar e qual a data limite. Aponto a data limite no calendário com lembrete para 1 dia antes para fazer o pagamento. Volto a “marcar como não lida” porque assim sei que ainda tenho essa fatura para pagar.
• Compras online: coloco aqui todos os emails relativos a compras que tenha feito. São emails importantes e é mais fácil para controlar o andamento do processo.
• Segurança Social, Finanças, Banco e instituições do tipo: não é costume receber muitos emails destas instituições, mas a verdade é que são nomes sonantes e importantes e gosto de ter os emails organizados, não vá ser algo importante a que tenha de aceder mais tarde.
• Formações: Para quem faz algumas formações esporadicamente pode ser útil colocar toda a comunicação numa pasta para este efeito. Mais uma vez podes até usar pastas específicas para cada formação.
• Projetos: a lógica dos projetos é a mesma da das formações. Por exemplo, quando estava a trabalhar na minha tese, as minhas orientadoras eram minhas professoras e podia receber emails delas relativos à tese, ou então relativos a aulas. Tudo o que fosse relativo à tese ia para a pasta da tese, e assim era um conjunto de emails mais pequeno para pesquisar.
• Newsletters: Aqui costumo pôr as newsletters que ainda subscrevo e que de facto leio. Às vezes até crio pastas por tema, por exemplo “Marketing Digital” e coloco lá, todas as newsletters que receber sobre esse tema.
• Registos de sites: Quando nos inscrevemos numa rede social, ou numa plataforma qualquer, recebemos por norma um email a confirmar o registo. Eu não tenho por hábito apagar, até porque muitas vezes não tenho a certeza se me registei num site, ou então com que email, e assim vejo rapidamente se sempre me inscrevi ou não.
• Arquivo: Uma coisa que tenho por hábito fazer é criar uma pasta de arquivo em que vou colocando outras pastas que sei que não vão receber mais emails, como é o caso da pasta da tese, por exemplo.

Vê neste artigo como criar pastas e filtros no Gmail.

Cria regras ou filtros para os emails a receber

Esta vem do seguimento da dica anterior. Melhor do que teres um sítio para guardares os emails, é eles irem para lá sozinhos!

Se só recebes emails de alguém relativos a um projeto em que estão a trabalhar em conjunto, então faz todo o sentido os emails dessa pessoa irem automaticamente para a pasta desse projeto. Podes até encaminhar todos os emails de determinado domínio como @empresa.pt para a pasta desse projeto. Isto é muito válido também no caso das faturas eletrónicas. Encaminha todos os emails @empresadaluz.pt para a pasta da fatura da luz, por exemplo.

Espero que estas dicas te tenham ajudado e que consigas tomar de volta o controlo do teu email! Tens alguma dica que eu não falei aqui? Partilha nos comentários.